در سیستم‌های اداری و سنتی و کاغذی، ثبت و نگهداری اطلاعات باعث ایجاد مشکلات فراوانی می‌گردد که برخی از آنها عبارتند از:
- آسیب پذیر کاغذ در برابر حوادث مختلف و گذر زمان
- صرف هزینه زیاد به منظر نگهداری، بایگانی و جستجوی مدارک
- امکان مفقود شدن اطلاعات کاغذی
- عدم امکان گزارش گیری از اسناد کاغذی
لذا استفاده از یک سیستم نرم افزار به صورت کاملاً کاربردی جهت مدیریت هزینه‌های خودرو، می‌تواند نقش ارزنده ای در کاهش مصرف کاغذ و مراجعات حضوری داشته باشد. این سیستم می‌تواند به عنوان یک آرشیو الکترونیک از اطلاعات راننده‌ها، خودروها و همچنین تعمیرگاه‌ها و بیمه‌ها مورد استفاده قرار گیرد. این سامانه با ارائه گزارش‌های متعدد از هزینه‌های سوخت، تعمیر و بیمه خودرو، می‌تواند گامی موثر در مدیریت هزینه‌های خودروهای سازمان بردارد.
از جمله ویژگی‌های بارز این نرم افزار می‌توان به موارد ذیل اشاره نمود:
- سهولت ایجاد، مدیریت و گزارش گیری از اطلاعات وارد شده مربوط به هزینه‌های هر خودرو
- امکان تعریف و مدیریت کلیه اطلاعات پایه نرم افزار از جمله اطلاعات سوخت، تعمیرگاه‌ها، بیمه‌ها و…
- انجام بسیاری از محاسبات و کنترل‌های لازم به صورت خودکار توسط نرم افزار و کاهش دخالت کاربر در فعالیت‌های پیچیده
- محیط گرافیکی جذاب و کاربر پسند (User Friendly)
- سازگا